年会，作为每个HR的年终大项目，多少HR为了办一场年会，绞尽脑汁想创意、排节目、选礼品……

 

连续加班到深夜，方案都出了好几版，结果老板还是说：挺好的，但是跟我想要的感觉不太一样，再改一改。

 

善世整理了多位HR同行历年组织年会的经验，为我们其他年会策划的HR提供参考。

 

 

01

明确需求

 

1、确定年会目的

增强员工归属感、团队凝聚力、深化内部沟通，促进战略分享、增进目标认同，汇报全年的企业业绩并制定目标，品牌文化推广等等。

 

小的团队通常会通过办个集体度假、小型音乐会、主题Party等较有创意的活动，但几百人的团队或员工遍布在全国各个区域，那么年会就是一次大家相互进一步认识，交流感情，展示自我的好机会。

 

所以较大的团队通常会采用会议(白天，用于总结分享)＋晚会(用于聚会与活动)+晚宴(用于深度交流)的方式作为年会的主要形式。

 

2、确定年会类型与参会群体

据善世了解，一般而言，大部分企业的年会受众是以企业内部员工为主；大型企业也会带有对外性质，邀请客户、政府、合作伙伴、媒体等参加，作为品牌文化推广活动。可见，年会的目的决定参会对象的不同。

 

参会群体决定了年会类型：年终总结大会、年终答谢会、年度盛会、XXX主题年会、跨年晚会等。

 

3、确定年会主题

以企业文化入手，从企业经营目标入手，从行业背景入手等等，例如XX公司XX周年庆、同心筑梦一家人，与卓越同行、精耕细作图发展 齐心合力赢未来，携手共创辉煌XX，这五个主题依次对应以上的三个角度。

 

如果每年的年会能在往年的年会主题的基础在寓意上有递进，那就更好了。

 

4、确定会议预算

5、据善世了解，通常每年年会的人均预算，会参照往年的费用，根据今年业绩进行正向或逆向的调整。

有了预算，就好确定年会地点、年会用餐标准、礼品这些大额费用，以及年会的为期时间，全国性的企业还会涉及各区一起办还是分开办，这里的交通费用、酒店标准也占了总体预算中一大比例。

5、确定时间
时间越早确定，准备的时间越充分，越能对会议筹备的进程与细节处理好。
当然，准备年会以外，每个人都有自己日常的工作要做。
所以确定以上内容后，还要成立一个年会筹备小组是非常有必要的，便于分工、执行与检查，这个在第二步年会策划中会详细展开。

 

 

 

02

年会策划

 

在善世看来，年会是一个系统工程且又是一场举足轻重的仪式，一定要用项目管理的方式去运作。

 

1、明确你的年会定位，参照第一条内容。

 

2、建立一个年会筹备小组，明确分工与进度安排。

 

筹备小组分工：

 

（1）顾问组：将公司高层纳入顾问组，因为年会的目的不管是哪一个都是公司领导决策确定的。积极采纳管理层的建议，有助于帮你实现年会目的；

 

（2）筹备组组长：对整个年会负责，包括人员分工，顾问组沟通，时间进度管控，成本质量管控，资源总协调，风险预测等；

 

（3）筹备组副组长：2-3名，分别管理各个执行小组；

 

（4）设计组（邀请函、年会背景板、主题图、条幅、服装、年会行程H5、官网首页、视频短片等设计与制作）

 

（5）物资组（含年会场地确定与预定，会场设施保障，酒店预约与房间分配，配合团建组对团建地点的选定，交通订票与车辆管理（路线推荐与停车场预定），酒水、礼品、各类活动物料采购与保管等）；

 

（6）线上营销组（营销创意、文案、宣传文案、年会报道（含准备阶段与结束时报道）、媒体联络、品牌推广等）；

 

（7）沟通协调组（各个部门或区域的协调沟通与联络，邮件通知与报名，现场签到，引导，参会人员的确认与联系人）；

 

（8）会议组（确定会议内容，分享人员、顺序、分享主题、时间、PPT、视频、配乐、灯光等准备与会场提前测试与年会执行监控等）；

 

（9）团建组（团建活动与节目策划与征集，另外担任其他角色：主持，音控支持，报幕，礼仪，团建教练）；

 

（10）财务组（协助筹备组负责人及各小组费用审核费用与费用报销，财务规定的解答）；

 

（11）应急预案组（会场安全保障、防火防盗等临时事件处理）。

...  

 

根据会议组织的复杂程度，可以再细分。

 

列一份年会项目推进表

 

从会议整体流程进行延伸，将各小组人员安排到相应的每个环节、相应的事宜、对应的跟进表单、备注、负责人关键点、目标完成时间、完成程度等等。

有了这样一个年会推进表，对年会的整个议程了然于心。

 

大家可以根据自己的项目思路也整理一张，项目准备表的意义是避免在年会这个系统的工程中避免有所遗漏，最终达到的目的是确保年会流程顺畅，细节处显亮点。

 

表单越细，分工越明确，各环节衔接才会越顺畅，将现场执行可能会遇到的各类问题降至最少。

 

 

03

年会执行

 

据善世了解，年会执行是整个年会过程中最耗费精力的过程，需求团队紧密合作，一般我会在筹备阶段将大大小小的事情都想到并与各小组进行对接确定，执行期主要是根据年会推进表中各小组的分工与进度安排而贯彻。

 

另外，作为年会筹备负责人，还需要每天跟进进度情况并解决突发问题，并在每周开一次进度碰头会，确保各组间的合作与执行都按进度进行，并且有秩有序，对细节进行不断完善与把控。

 

在此，提供几个增加年会亮点的环节：

 

1. 年会筹备推进清单的完整性，整个流程、各环节、各细节对应的清单全面、系统性将让贯彻过程更加有条理和严谨。会议筹备与执行期间，所有筹备组成员都要保持手机24小时开机并随时可联系。

 

2.设计H5邀请函、大的签到板、合影墙、年会分享PPT、微视频、LED屏幕背景、3D签到、工作证、指示牌、席卡等和年会主题相关的素材选取将让年会增加一分气势与格调。

 

3.物资组整个过程中是后勤保障。对场地、酒店等地的踩点很重要，甚至可能要多次踩点，确保所选地点最好与主题有些关联。对年会礼品进行采购时，例如阳光普照奖、年会优秀员工奖励、定制化奖品等

 

在善世看来，礼品的选择一定多多参考年会顾问组的建议，体现实用、有纪念价值的礼品，例如颜色款式统一的衣服、丝巾、围巾，在合照的时候更容易上镜；总之，认真！仔细！要注重每件小事！

 

4.做好线上营销工作，这是考验年会筹备小组创意能力的环节，借助新媒体渠道通过剧透的形式慢慢引出年会，提高员工对年会的期待感，也会吸引到客户对公司的关注，这也是展示公司良好形象的方式。

 

5.沟通协调组提前的联络与指引会让参会人员感受到被关注。同时对于嘉宾的邀请，一定要做好提前准备，所以作为沟通协调人员一定要有足够的观察力以及足够的耐心、细心与热心。

 

6. 白天的会议安排，一般白天的会议是上午、下午两场甚至会是2-3天，因为持续时间较长，除了中午的用餐和休息时间，在议程时间允许的情况下，可以穿插一些例如大家感兴趣的话题的圆桌论坛的环节，调整全天的会议节奏；另外，一天的会议，在上午和下午各留出一个10－20分钟左右的休息时间。午餐时间可以安排合影。

 

7. 组织好晚会的节目，包括背景音乐的选取、各部门的节目、主持人，晚会的LED屏应区别于白天的会议；正式会议结束和晚会前，留提前1h的时间，让参与晚会表演的同事可以集中利用1h时间做一些简单的彩排，这时候其他同事还能去合影墙前进行合影；

 

8.为了增加晚会节目的趣味性，可以找数字会务人员实现微信墙、互动游戏、现场抽奖、年会红包等。如何让现场活动环节振奋人心，除了增加礼品采购金额外，也可以使用高科技的大屏幕抽奖方式，让参会人员感受公司实力与对此的重视。

 

9.对财务的管理，年会涉及到的费用明细众多，如果筹备组中常有对费用报销不熟悉的，也因此安排一名管理账务的人员及时审核费用会省心省力省钱很多。

 

10. 活动应急预案一定要有，安全是一切活动的保障，至少有一个人懂基本的急救常识与急救措施，并了解场地周边的医院位置等。

 

 

04

年会总结

 

善世建议，年会结束了，企业应该将相应的照片视频进行存档，同时要做好后期新闻报道。

 

在善世看来，年会也好，峰会也罢，总会有不尽如人意的地方。会议结束后，年会筹备组要进行复盘，针对每个环节，尤其是细节处，记录处理不到位的地方，以及可以做的更好、更有创意的地方，形成会议记录，待明年举办年会时打开这份会议记录，会帮助良多。

 

-THE END-

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